総務の頭の中はこんな感じ！

どうも！木曜日担当の遠山です。

今日は、普段の仕事について少しお話ししてみようと思います！

私は現在、総務として働いているのですが、一口に「総務」と言っても業務内容はかなり幅広め。
書類作成や勤怠管理、行政対応、助成金関連、現場との連携などなど……気づけば「今日は何種類の仕事をしたんだろう？」となる日もしばしばあります！

さらに、期限が決まっている業務も多く、スケジュールに追われるような場面も少なくありません。
そんな中で、私が普段どのように仕事を整理し、進めているのか。
今日はそんな“頭の中”を少しだけご紹介できればと思います！
少しでも参考になれば嬉しいです。

① タスク管理

私は主にスプレッドシートを使って、タスク管理をしています。
特に「締切がある仕事」は必ず一覧化して、“見える化”するようにしています。

ポイントは、「タスクを書く場所を一つに統一すること」。

あちこちにメモを残してしまうと確認漏れが起きやすくなるので、
「ここを見れば全部わかる！」という状態を作ることを意識しています。

そして、私が特に大切にしているのが、

「本来の締切より少し前に、自分用の締切を設定すること」です。

例えば提出期限が10日なら、自分の中では5日を完了目標にするイメージですね。

仕事をしていると、急な対応や想定外の出来事はどうしても発生します。
ですが、あらかじめバッファーを作っておくことで、慌てず対応できる余力を残すことができます。

結果として、仕事の精度も上がりますし、精神的にもかなり楽になります。
「ギリギリまで粘る」より、「少し早めに終わらせる」を意識するようになってから、だいぶ仕事が進めやすくなりました！

② シフトの重要性

毎月末になると、翌月のシフトが確定します。

私の場合、基本的な勤務時間はほぼ固定です。
出社時間や退勤時間が大きく変わることはありません。

なので、一見すると
「それならシフトってそこまで重要じゃないのでは？」
と思われるかもしれません。

ですが、実は私にとってシフトはかなり重要なんです。

なぜかというと、仕事には
“自分一人で完結できるもの” と“他の人との連携が必要なもの”
があるからです。

例えば、助成金や補助金、行政対応の書類などは、最終確認をお願いすることがあります。

当然、確認してもらう相手にも予定があります。
なので、

「〇日なら午前中に確認をお願いできそうだから、それまでに仕上げよう！」

というように、相手のスケジュールも踏まえて逆算して動く必要があります。

さらに、日によって事務仕事に使える時間もかなり変わります。

同じ勤務時間でも、

・1日本社で事務作業ができる日
・半日支社で業務を行う日
・移動支援や書類の受け渡しで本社と支社を行き来する日

など、シフトの中身を覗いてみると本当にさまざま。

中には、本社と支社を3往復する日もあります（笑）

もちろん突発的な対応もありますが、シフトを見ることで「その日のおおよその流れ」は予測できます。

なので、私はそこから逆算して、

「この日は本社にいる時間が長いから、ファイリング整理や助成金申請業務を進めよう」
「半日支社だから、支社でできる勤怠管理をやろう」

というように、事前に取り組む業務をある程度決めています。

ざっくりでも構わないので、1週間単位くらいで見通しを立てておくと、かなり進捗管理がしやすくなるんですよね。

以上が、事務として働いている私の頭の中でした！

ここからは少し雑談ですが……

私の仕事は、どちらかというと“個人プレイ”になりがちです。
業務の性質上、一人で黙々と進める作業も多く、それ自体は必要なことでもあります。

ですが、その中でも私は、
「ハッピースクエアというチームの一員として働くこと」
を大切にしたいと思っています。

「こういう仕組みができたら、現場の職員さんが少し楽になるかな」
「今これを整えておけば、みんながスムーズに動けそうだな」

そんなことを考えながら、日々現場と事務所を右往左往しています（笑）

自己紹介でもお話ししましたが、
これからも“縁の下の力持ち”として、少しでも皆さんの支えになれるよう頑張っていきたいです！

本日も最後まで読んでいただき、ありがとうございました！